相手にフラストレーションを与えない文章の書き方

相手にフラストレーションを与えない文章の書き方

 

あなたは、相手にメールをうつとき、どんな点に気をつけて書いているでしょうか?

 

私は、いつもこう思いながら書いています。

 

「相手の人はこの文章を読んで、一発で理解してくれるだろうか・・・」

 

言葉ではなく、リモートにいる人に自分の思いや経験、自分が感じたことを
”活字を並べて” 伝えるわけですから、難しい面がありますよね。

 

そんな文章を書いて、相手にメッセージを伝える時、気をつけるべき点

 

それは、

 

言いたいことを先に言う

 

ということです。

 

 

一番言いたいことを最後のほうで言う人って多いです。

 

 

文章のボリュームにもよりますが、
まあ、ほんの数行の短い文章であれば、最後のほうでもいいかもしれませんが
横に目一杯書いて、5行以上に及ぶ文章の場合は、
先頭でまず、言いたいことを言いましょう。

 

そして、そのあとに、

 

なぜならば・・・
なぜそう思ったのか・・・

 

その理由にあたる文章を書くわけです。

 

 

言いたいことを最後の方に持ってくる書き方をしたいのであれば
そこに行き着くまでの文章は長く書いてはいけません。

 

逆に、

 

最初に言いたいことを言ってしまえば、
そのあとに続く文章は長くなってかまわないんですよ。

 

といっても何十行にもなる文章は、読む方も疲れてしまいますから
適度な長さがいいでしょうけどね。

 

 

要は、読み手にフラストレーションを与えない書き方を心掛けよう ということです。

 

 

私の会社にもいますよ。
相手がフラストするような文章を書いている人が。

 

営業の第一線で活躍している社員と本社にいるスタッフ社員とのやりとりなんか
営業マンはあるサービスを顧客に提供するために、本社部門の担当者から
そのサービス提供についての「承認」をメールで取得しないといけないわけですが
本社社員の返答を営業マンが受信したとき、長〜い文章が書かれているわけですよ。

 

そこで営業マンが早く知りたいことって何ですか?
そうですよね、承認してくれるのか、してくれないのかです。

 

その答えが、頭に書かれているのと、長い文章のお尻に書かれているのとでは
どちらが現場で顧客から急かされて活動している営業マンに喜ばれるでしょうか。

 

言うまでもないですよね。
                               こちらのような ↓ 書き方をするべきです。

 

   

 

外人と会話するときでも
外人って、例えば、相手の質問に答えるときって、
まず、Yes か No を言って、必ず、ワンクッション入れてから、その後、長々と話しますよね。

 

それと同じなんですよ。

 

このとき、質問した人は、Yes , No を聞くことで、相手がどう思っているのか最初にわかるので
そのあと長〜〜い話になったって、フラストがたまるなんてことがないわけです。

 

しかし、

 

相手の質問に対して、「そうですねえ〜〜」で始まり、長々と話を続ける人っていますよね。
ちっとも聞き手が知りたいことを言わず、バックグランド的な話ばかり延々と話す人・・・。
そして、最後のほうになって、ようやく相手が知りたいことをいう話し方。

 

これじゃ、聞く方はイライラしてしまいます。

 

 

文章を書く場合も同じです。

 

自分の思いを魂込めてしっかり相手に伝えたい場合、当然、文章は長くなります。

 

それはもちろん良いことですし、相手に理解していただくためには必要なことです。

 

そして、必ず存在する、その文章の中での一番言いたいこと
それは、きっと文章の最後に " 結び " の形で書かれているとい思います。

 

その部分をまず相手に伝えるようにしましょう。

 

 

そうすることで
相手は、あなたの記事に好感を持ち、何度もブログ、サイトに訪れてくれますよ。

 

 

 

 

長い文章を書くときは、文字のレイアウトにも気をつかうべきです。

 

           ↓ ↓ ↓

 

読者が喜んで読む文章の書き方とは

 

 



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